相手に伝わる話し方の条件、ポイント、注意点
社会人になって最初に身につけるべき習慣とされているのが「報・連・相」です。
報・連・相は報告、連絡、相談の3つのことですが、平たくいえば「業務上に起こったことは小さなことでも上司や同僚と共有しましょう」ということです。
家庭生活でもこの3つは自然に行われるものですが、家族のように親しい間柄の場合、ついつい「伝えたつもり」「理解したつもり」で行動をしてしまいがちです。
しかし家庭生活なら「うっかり○○し忘れた」もフォローしてもらえますが、仕事においてはそういうわけにはいきません。
きちんと伝えるべきことを伝達していなかったばかりに、後の工程の人が迷惑をしてしまったりスケジュールが混乱してしまったりします。
仕事においてものを伝達する時には、「きちんと相手を見て言う」「できるだけ口頭ではなく履歴を残す」ということが重要です。
忙しそうにしている上司や同僚に話しかけるのが悪いと遠慮をしてしまう新人もいますが、連絡をしなかったことであとで自分がトラブルを発生させるよりもずっとよいので、きちんと報告を確実にしていくようにしましょう。
忙しい時は要点をまとめて言う
新人が報・連・相を苦手としている理由の一つに「言いにくいことを説明できない」ということがあります。
しかし新人として仕事をする時にはわからないことがあって当然ですし、ミスも起こってしまうものでしょう。
そうしたときには早めに上司などに相談をすべきですが、言いにくいことだからこそはっきり要点をまとめて伝えるべきと言えます。
連絡や報告をするときにはまず先に結論を言い、そこからなぜそうした状況になってしまったかという説明をしていきます。
このとき長々と言い訳や愚痴などを加えてしまうと報告を受ける側にとってはイライラの要素になってしまいますので、言いにくいことこそ早めに、明確に伝えるということを心がけましょう。