受け方のポイント
社会人になって、おそらく多くの人が最初に苦労をすることが電話応対です。
学生時代でもアルバイトの連絡などでたまに電話を受けたりかけたりすることはあるでしょうが、きちんと社名を名乗って相手の要件を聞いて取り次ぐという一連の作業は、社会人になるまでそうそう経験することではないでしょう。
電話を受けた時にまず最初にどういったことを言うかは会社によって若干異なることがありますが、基本的には「社名」と「自分の所属課、名前」の2つを名乗ることとなっています。
この時ただそのように告げるのではなく、明るく柔らかな声で行うということが大切で、電話をかけた人に好印象を与えるようにするということがポイントになってくるのです。
仮にクレームや会社への文句を目的とした電話であっても、この最初の挨拶が爽やかなものであると案外毒気が抜かれて口調も柔らかくなるものです。
その後の会話をスムーズにするためにも、第一声は練習をしながら慣れていってください。
注意すべきマナー
電話を取る作業はほとんどの会社で若い人の仕事になっていると思います。
特に入社間もない新人は、仕事に慣れるためにあえて電話番や窓口業務を経験するということも多いでしょう。
他にやりたいことがあって就職をした人にとっては、電話番はつまらないものに感じられるかもしれませんが、この新人の時にしっかり電話のマナーを身に着けておくことにより、その後の仕事がかなりやりやすく感じたりします。
特に気をつけたいのが他の業務で忙しい時にかかってきた電話で、つい他に気をとられていると口調がぞんざいになったり、なんとなく不機嫌そうな声色になってしまうものです。
忙しくても電話はコール2回以内でとるようにし、3回以上待たせた場合には「おまたせしました」などのお詫びを一言添えるようにしましょう。