変わりつつある職場環境
働き方改革の施策が決まり少しずつ日本人の働き方を変えようとしている動きが顕著にみられます。例えば、テレワーク（リモートワーク）の普及も徐々に進んでおり、オフィスをもたずに働いている方も増加しています。
また、残業の多い国として上位に挙げられるほど日本人の働き方に少しでもゆとりをもたせようと、国が残業を規制する動きもみられます。
このような時代で、仕事は時間と比例させてはいけないことにお気づきかと思います。とはいえ、残業を減らして従来通り業務を運営させることは難しいと考える方も多いはず。
そこで、業務効率化の方法として会議室の有効活用法をご紹介します。
効率のいい会議とは何か
会議には、議論も活発で有意義な会議と出席者の意見や提案がなく、「提案がなくなんとなく行っている会議」、「議論が活発で有意義な会議」の2種類あります。
前者の会議は、生産性もよく新規案件のプロジェクトでも、土台をしっかり作れるでしょう。対照的に後者の会議では、新しいアイディアを提案することや現状の課題に対する対策が練りづらいため、会議終了後に「通常業務をやったほうが効率的だ」と考える方も少なくありません。
このことから、「会議は必要な時のみやる方が利益に繋がる」と会議の仕方を見直す企業が増え、注目を集めているのが貸会議室です。貸会議室を利用することで、出席者全員が入るスペースを用意でき、利用時間内で効率よく会議を進められます。「ただなんとなく会議をする」よりも出席者の意識も高まります。
会議進行のコツ
いくら会議に最適な空間を用意しても、実際に会議を行なう人が会議をスムーズにできなければ議論を煮詰めることも難しくなります。
会議をスムーズに進行するコツとして、まずは会議の進行役を決めることが先決です。ある課題に対する意見が欲しい時、進行役が発表する人を指定して、課題に対する改善・対策案を引き出します。
議論が対立した状態でなかなか答えが出せない状況が続いた場合でも、一旦保留にしておき、次の議題に移るよう促せるので進行役の存在は非常に大きいのです。規模の大きい会議であれば、進行役を複数名決めておくことも会議をよりスムーズにできるでしょう。
会場選びのポイント
貸会議室を選ぶ際には、出席者の人数や会議に必要なサービスがあるかを確認しましょう。会議の内容に適した設備・サービスが整っていると会議もしやすくなり、コストを抑えられます。
また、社員が出席しやすいように会社からさほど遠くはなく、駅からなるべく近いところで探すといいでしょう。
複数路線が乗り入れしており、つくばエクスプレスが通るなど遠方からでも比較的アクセスの良い秋葉原駅近くにも、少人数から大人数まで対応可能な貸会議室があります。秋葉原駅最寄りの貸会議室は、休憩室が完備されていたり、車いすの方でも利用可能とバリアフリー対応もされていて、とても使いやすいのが魅力です。
駅から近く、休憩室を適宜利用することにより、時間短縮やさらなる生産性を高めることができるというのも、貸会議室の魅力の一つでもあります。
今後は、効率的で生産性の高い業務をより一層求められますので、社内会議の質を見直し、短時間で高い成果が出せるよう意識していくことが大切です。