社内と社外で注意すること
ビジネスでもプライベートでも、メールは重要な伝達手段となっています。
ここ数年ではLINEやチャットツールなどの他の連絡手段も増えてきましたが、ビジネスにおいては文字数に制限がなく、体裁を自由に整えることができるメールはむしろ重要になってきているのです。
普段の社内の連絡などはチャットツールなどを使っても、社外への連絡にはきちんとメールを用いることがほとんどでしょう。
今やビジネスレター同様にビジネスメールの書き方も重要なビジネスマナーの一つとなっています。
特に注意しなければいけないのが社外向けのメールです。
社内向けのメールの場合、相手がどういった環境で受け取るかといったことがわかりますので、特にフォーマットなどを気にせず比較的自由な文面で送信をすることができます。
しかし社外向けのメールの場合、相手がどのようなデバイスで受け取るかということがわかりませんので、不用意に送信をしてしまうことで正しくメッセージが送られなかったり、非常に失礼になってしまったりということがあります。
社外向けにメールを送信する場合には、どんな環境であっても確実に読んでもらえるようにフォーマットを設定し、余計な装飾などをせずにわかりやすく文面を作っていくようにしましょう。
それと、名刺に記載されているメールアドレスであっても、それはその人個人のアドレスではなく、同じ課の複数の人共有のものである場合もあります。
誰にどういった要件でメールをしたかがすぐにわかるように、タイトルや署名などすぐに判別できるようにするのが重要なマナーです。
ビジネスメールの重要性
一昔前の冗談として「メールで送信して、確実に内容を伝えるためにFAXをして、届いているか確認するために電話をする」といったことがありました。
しかしこれはあながちバカバカしい二度手間三度手間というわけではなく、重要な内容だからこそそうして重複した連絡手段をとっていくということも、大切なビジネスの作法となります。
なぜメールで送信をするかということから考えると、それは即時的に書類を送る必要があるからです。
メールのよいところは、書面に近い状態で文書を即時に送信することができる点でしょう。
また送信をした側と受信した側の両方で履歴が残るので、あとから「そんなものは受け取っていない」といった反論を受けにくくなります。
契約書などそれがなければ作業に入ることができないという書面においては、メールですぐに送るという行為には十分に意味があるのです。
ただしビジネス文書ではメールで送ればそれでよいというものばかりではないので、場面に応じてどういった送信方法にするのが最も適切であるか、その都度判断をして送るようにしていきましょう。