プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、特定の業務目標を達成するために社内・社外でチーム体制を作り、リーダーの指示のもと動いていくようにするという方法です。
具体的には、IT系企業である企業の業務ツールを作成するという仕事において、ITベンダーが受注をしたのち、複数のITエンジニアやプログラマのいる下請け企業に依頼をしていくケースが当てはまります。
社内だけでチームを作ることもあれば、外部の人と連携して業務を行うこともあるので、プロジェクトチームといってもそれぞれの業種・業態によりケースバイケースということになるでしょう。
しかし共通しているのは、複数の作業を別々の場所に依頼してそれを一つにまとめるという作業が必要になるということです。
このときのプロジェクトのまとめ役となるのがプロジェクトリーダーで、大抵の場合ITベンダーやデベロッパーのような中心的な企業の営業担当者が就任します。
プロジェクトマネジメントで最も重要なのは、それぞれの業務が適切な進度で行われているかということの確認です。
IT系にしても建築系にしても、複数の業務が同時進行的に行われ、かつ一つの工程が終わってから次の工程に進むことになります。
そのため、どこかで進度の遅れが発生するとその後の工程にも影響が出てしますのです。
しかし、実際の業務においてはそうしたフローチャートがきちんとスムーズに流れるということの方が珍しいでしょう。
何か問題やトラブルが起こった時にどう対処していくかというところに、プロジェクトリーダーとしての適性が試されることとなります。
行う際の大切なこと、注意点
プロジェクトマネジメントが失敗しがちな例というのはだいたいパターン化しています。
1.予算や納期などの当初の見通しの甘さ
2.仕様や完成品が定まらないうちの見切り発車
3.担当者の度重なる変更
4.開発に入ってからの頻繁な変更
5.プロジェクト内の意思疎通不足
大失敗したプロジェクトの例として今も多く引き合いに出されることとして、2004年に政府が打ち出した「業務・システム最適化計画」があります。
これは特許審査や原本保管などの特許関連の事務作業をシステム化しようという案件でしたが、結果的に税金約55億円を投じて2012年に「開発終了時期が見通せない」としてプロジェクト中止となりました。
この事例などはまさに上記5つの全てが重なってできた失敗例です。
そもそもとしてプロジェクト全容を誰も把握しないうちに企画だけがスタートした、ということが問題になっています。
一般企業においてはそこまで大きなものはまず担当することは少ないですが、失敗事例は大抵どこも同じ原因によるものです。
リーダーは事前に起こることを予測し、動くことが大切になります。